Обучение и развитие вирусам не остановить

140 человек, 7 учебных групп, более 20 наставников из числа топ-менеджмента: очный модуль перенесен на платформу Zoom.
Сохранить эффективность на удалённой дистанции возможно!

Удалённый формат управления (и работы) — часть реальности. А что с процессами обучения?

Перевод в онлайн отдельных развивающих программ — формат многими освоенный, для кого-то сегодня — уже естественный. Текущий момент, связанный с требованиями самоизоляции, поставил новые вызовы: перевести в онлайн большие форматы, когда параллельно обучается несколько групп, важна практическая отработка помимо обсуждения и обмена опытом, требуется менять состав участников и периодически ротировать состав учебных команд.

В конце марта — начале апреля в рамках программы обучения ТОП-300 в ЕВРАЗе, которую совместно с Заказчиком реализуют Тренинг-Бутик и ЭКОПСИ Консалтинг, был запланирован очередной очный модуль второго потока. Это около 100 участников — директора шахт и начальники цехов, а также их наставники в программе — топ-менеджмент ЕВРАЗа и директора дивизионов.

Программа предельно практико-ориентированная. Центральный фокус — освоение алгоритмов стандартных практик руководителя и конкретных инструментов, обеспечивающих эффективную работу руководителя и управляемых им подразделений в рамках бизнес-системы ЕВРАЗа. Поэтому в очных модулях сочетаются все форматы — работа по группам, деление на пары и тройки для отработки приемов и поведения в конкретных ситуациях, общие дискуссии на всю аудиторию. Важна включенность каждого. Плотность содержания высокая. Ничего из этого терять в дистанционном формате не хотелось. Прерывать программу и обучение — тоже.

За три недели, когда стало понятно, что самоизоляция и удалённая работа — это не на пару недель, удалось подготовиться к проведению программы на платформе Zoom с максимальным сохранением содержания и качества проработки.

В обучении принимали участие 140 человек одновременно, когда было необходимо — расходились вместе с модераторами по виртуальным комнатам в учебных группах, где, в свою очередь, как и на очных тренингах, так же могли делиться на мини-группы для отработки упражнений и проработки заданий. Полноценный день. 8 рабочих часов.

Обратная связь по итогам работы от участников, наставников, организаторов и тренеров подтвердила, что формат рабочий. Конечно, непривычно (скорее, привычно не всем), кому-то не хватает неформального общения за кофе во время перерыва и за обедом, возможности написать именно на флипчарте, а не экране компьютера, подержать маркер в руке. Но главное — получается обсуждать, отрабатывать, фиксировать выводы, слышать друг друга, переживать эмоции (в один из дней проводилась большая игра на всех участников, когда команды взаимодействовали друг с другом, вырабатывали свою стратегию, договаривались между собой, и «градус» обсуждения был высокий, перемещения из комнаты в комнату — очень активные).

Конечно, нельзя утверждать, что Zoom позволяет полностью заменить обучение вживую, когда речь идет про 100-150 человек (социальную динамику никто не отменял), но реальность самоизоляции — точно не повод отменять запланированное обучение и развитие. Возможно, даже наоборот: это возможность получить новый опыт, который будет полезен и для повышения эффективности удаленного управления своими командами в этот период.

Вирусы часто развиваются параллельным переносом генов от своих соседей, тем самым повышая свою жизнестойкость. Поэтому в борьбе с вирусами и их последствиями сохранить обучение и развитие точно стоит. В том числе большое обучение. Форматы, технологии и экспертиза в модерации дистанционных процессов обучения позволяют сделать это.

Рекомендации, которыми мы хотим поделиться

Проводите обучение стоя

Если ведущий или тренер стоит на ногах — взаимодействовать с большой аудиторией в дистанционном режиме эффективнее. Ваша устойчивость выше, ваши руки свободны (и ваши руки должны видеть участники, жесты помогают в дистанционной коммуникации так же, как помогают они вам в живом контакте с залом), диапазон для интонирования шире. И чувствуете вы себя лучше: долго сидеть тяжело.

Делайте регулярные разминки (легализуйте микро-отвлечения и управляйте ими)

Каждые 45-60 минут прямо заставьте участников посмотреть в окно, встать, пройтись, сделать наклоны или отжимания. Двигательная разминка — простая физиологическая норма. «Экран» с непривычки обездвиживает. Переход в виртуальную комнату отличается от перехода ногами в малую аудиторию.

Можно просто попросить кого-то из участников показать крупно картину за спиной, показать крупно случайно промелькнувшего в кадре кота, рассказать, какой кофе или чай сейчас в стакане рядом. Эмоциональная разрядка поддерживает энергию.

Планируйте длительные перерывы

Если вы проводите обучение в формате полноценного дня, то заложите изначально на перерывы 30 минут. В онлайне нет организованной кофе-паузы, участники могут присоединяться из дома. Пусть у них будет достаточно времени, чтобы заварить чай, пообщаться с детьми, сделать звонки или ответить на сообщения. В офлайне, если вы не забираете телефоны на входе, участники могут сделать это и во время работы. При дистанционном формате такая мультизадачность отвлекает, поэтому звонки и сообщения могут накапливаться.

Организуйте для участников возможность неформального общения во время перерывов

Создайте, например, специальные комнаты, куда участники могут пойти поболтать друг с другом, чтобы не делать это в общем зале. Zoom, в частности, дает такие возможности.

Неформальный разговор удобнее вести на троих, чем на 120 человек.

Дайте участникам права со-организаторов

Во-первых, права со-организаторов на многих платформах дают возможность участникам свободно перемещаться между виртуальными учебными комнатами. Значит, они смогут неформально общаться в перерывах, договорившись о месте встрече и переместившись туда самостоятельно. Тренеру будет проще работать с группой: как и при работе с группой офлайн, вы просто формируете микрокоманды, а далее участники сами переходят в виртуальную комнату для работы.

Не бойтесь того, что у участников появляется право выключить всем звук или отключить видео. Во-первых, не надо бояться мелких шалостей (уважайте и доверяйте участникам). Во-вторых, дополнительные права дают дополнительные возможности и повышают ответственность. Ощущение «управляемого» — не самый мотивирующий момент, особенно если участнику непривычен дистанционный формат.

Заранее проведете короткое обучение для участников по работе с платформой, на которой будет обучение

Это позволит участнику чувствовать себя увереннее и безопаснее. Вам будет спокойнее передать права со-организатора (см. пункт выше).

Обязательно имейте второй канал коммуникации с участниками

Группа в Вотсапе или Телеграмме подойдет. Даже на самых продвинутых платформах с множеством опций и параллельными каналами коммуникаций (видео, чаты, общие хранилища данных) бывают сбои. Переключаться между каналами внутри одной платформы тоже не всегда и не всем удобно. Работать с экраном ноутбука и держать под рукой телефон — проще. И надежнее.

Высылайте инструкции для игр и упражнений, а также учебные материалы, если они нужны для работы внутри обучения, заранее

Здесь вам тоже может пригодиться второй канал коммуникации. Например, участник держит инструкцию открытой на телефоне, когда принимает участие в игре.

Инструкция, отправленная заранее, равно как и учебные материалы, позволяют участнику распечатать их, если такой способ работы с информацией — на бумажном носителе — комфортнее и удобнее (например, чтобы вести свои заметки).

Определите «резервных» выступающих

Особенно это важно сделать для основного ведущего или ключевых спикеров. Если (вдруг) связь пропадает, «резервист» подхватывает эфир.

Ведите группу в два модератора

Для работы групп от 12 человек и более, если есть такая возможность, организуйте ресурс двух модераторов (ко-тренеров). Или четко определите роли внутри группы, которую вы ведете. Это позволит вам фокусироваться на процессе, чтобы кто-то другой заполнял таблицу или записывал карточки, отслеживал технические сложности (например, отключал звук тем участникам, которые не сделали этого сами и стали отвечать на поступивший срочный звонок).

Держите звук выключенным, а камеру включенной

Звук — только у выступающего. Посторонние шумы в ином случае точно будут, и вы наверняка услышите в течение дня, как участник ставит срочную задачу кому-то из подчиненных или дает обратную связь случайно заглянувшему сотруднику (или члену семьи).

Лица важны. Закрыться за темным экраном удобно. Но как при выступлении в зале важно мониторить взглядом всю аудиторию, так и в онлайне важно видеть максимально каждого.

Если 120 человек не помещаются у вас на один экран (вполне вероятно, так и будет), то пролистывайте экраны, следите за реакциями, обращайте внимание на происходящее («Николай, вижу, вы принесли себе кофе», «Анатолий, похоже, сейчас вынужден принять срочный звонок» и т.д.), будьте в контакте. Конечно, «черные экраны» в аудитории 100+ человек могут быть (в том числе по техническим причинам), это как «колонны» в некоторых залах: подумайте, как вы поддерживаете контакт с теми, кто сидит за колонной (прячется за черным экраном).

Главное, не бойтесь сделать этот естественный шаг — сохранить запланированное обучение и развитие, сохранить в условиях дистанционной работы намеченные — даже большие — мероприятия. Это, возможно, новый опыт. Но он точно будет интересным, полезным — и успешным.