Лидерство в управлении переменами: инициализация, проектирование и внедрение изменений

Эксперты

Павел Греков

Программа может быть проведена в подходящем заказчику формате: online, offline, blended

Изменения — неотъемлемая часть устройства современного мира. Количество изменений непрерывно нарастает, часто изменения происходят скачкообразно и непредсказуемо. Компании сталкиваются с двумя способами реакции на изменения. В первом случае необходимость изменений четко осознается, компания понимает, куда нужно меняться, что и как нужно менять. Во втором случае компания понимает, что нужно что-то менять, но что и как — непонятно. В каждом из случаев необходимо применять наиболее подходящий инструментарий для разработки проекта изменений.

Ключевые содержательные фокусы программы

• Изменения как проект: почему проектный подход чаще приводит к результатам
• Два измерения проекта внедрения изменений: задачи и люди
• Разработка проекта изменений в условиях определённости
• Разработка проекта изменений в условиях неопределенности, гибкости и нарастающей скорости изменений
• Реализация проекта в двух измерениях: как учесть выполнение бизнес-задач и сохранить фокус на людях, которые их реализуют

Особенности программы:

• Проработка реальных проектов изменений
• Разнообразие форматов работы
• Предтренинговая и посттренинговая работа с группой
• Предтренинговое и посттренинговое сопровождение участников
• Итоговая оценка реализации проекта

Что мы будем делать во время обучения?

1. Будет изучен инструментарий последовательного планирования изменений, наиболее подходящий для ситуаций относительной определенности направления изменений (waterfall)
2. Отдельное внимание будет уделено гибким методам проектирования изменений для ситуаций высокой неопределенности, волатильности, изменчивости и быстрой смены направления изменений (agile)
3. При реализации проектов изменений будет уделено внимание двум измерениям проекта: бизнес-задачам и людям, которые их реализуют
4. Изученный инструментарий будет применен при планировании и реализации текущих и будущих проектов изменений

Структура программы для каждого участника

До тренинга

Диагностика группы

Выбор проекта изменений для проектирования плана

Выбор метода проектирования исходя из особенностей проекта

Стартовая диагностика трудностей при подготовке проектов изменений.

Подготовка необходимой информации для проектирования плана изменений

Участники описывают проект как линейный или гибкий и выбирают соответствующий метод проектирования

Тренинг

Тренинг, 2 дня

• Модуль 1. Линейное проектирование и реализация изменений
• Модуль 2. Гибкие методы проектирования и реализации изменений

Или

Тренинг, 1 день

Один из модулей на выбор, в соответствии с типом проекта изменений

Участники могут выбрать двухдневный или однодневный формат, в зависимости от типа планируемых изменений.

Освоение теории в интерактивном формате на примере проектирования реальных изменений.

Игры и симуляции, закрепляющие понимание методологии изменений

Отработка навыков лидера при проектировании изменений

После тренинга

Пост-ридер для участников по результатам тренинга

Будут предложены дополнительные материалы, углубляющие знание по теме.

Домашнее задание по доработке плана проекта изменений

Домашнее задание, связанное с персональным проектомизменений и доработкой проекта в предложенном формате

Семинар «Два измерения проекта: бизнес и люди», 4 часа

Работа над разработанным проектов в области доработки каждого из измерений проекта

Практикум «Принятие решений в проектах», 4 часа

Участники производят контроль за реализацией проекта на практике и презентуют результаты.

Вебинар «Сопровождение осуществленных изменений»

Участники планируют мероприятия по поддержанию осуществленных изменений.

Цель:

Осознать, что к внедрению изменений можно подходить как к проекту: инициация — разработка– внедрение результатов

Научиться планировать изменения в условиях высокой и низкой определенности

В данном модуле будут представлены алгоритмы проектирования изменений и проведено первичное проектирование реальных изменений.

Задачи:

1. Понять, что у проекта изменений есть две стадии: планирование проекта (проектирование изменений и его внедрение, реализации изменений)
2. Научиться проектировать линейные изменения
3. Научиться использовать гибкие, современные методы проектирования изменений в условиях неопределенности
4. Провести проектирование бизнесовой и человеческой составляющих в реальных проектах

Программа тренинга

Модуль 1. Линейное проектирование и реализация изменений (8 часов)

Блок 1. Лидерство в управлении проектами

1. Проектный подход к проектированию и внедрению изменений
2. Определение проектной деятельности: результат, ресурсы, стоимость, время, команда. Участники определяют для себя основные параметры, выделяющие проект на фоне решения регулярных задач.
3. Три фазы проекта: инициация — разработка -внедрение
4. Ключевая модель Лидерства: Информация, Люди, Действия (по Г. Минцбергу)
5. Функционал лидера в управлении проектами

Участники выделяют для себя основные компетенции, необходимые лидеру проекта, проводят самоанализ, определяют основные зоны развития.

Блок 2. Получение задания на проект и разработка устава проекта

Создание устава проекта:

1. Цели проекта
2. Руководитель проекта
3. Сроки реализации проекта
4. Описание результатов проекта
5. Обоснование необходимости проекта
6. Основные этапы и контрольные события проекта
7. Необходимые организационные изменения, связанные с реализацией проекта
8. Организационные и другие внешние ограничения
9. Общий бюджет проекта и его рентабельность

Участники на своих проектах разрабатывают уставы проектов, анализируют все ли аспекты присутствуют, и планируют, что они делают в ином случае.

Блок 3. Определение участников проекта и их ожиданий

1. Определите всех участников (Руководитель проекта, Заказчик проекта, Спонсор проекта, Члены команды проекта, Группы влияния)
2. Определите их ожидания
3. Оцените их знания и умения

Участники, на своих проектах определяют участников проекта, анализируют все ли аспекты присутствуют, и планируют, что они делают в ином случае.

Блок 4. Описание содержания проекта

1. Сформулируйте требования к результату
2. Сформулируйте требования к проекту
3. Проанализируйте, насколько результат и проект удовлетворяют ожидания участников
4. Согласуйте с участниками, какие их ожидания будут выполнены, а какие — нет, и почему
5. Заставьте их расписаться под окончательными требованиями к результату и проекту
6. Договоритесь об информировании участников в ходе проекта
7. По возможности привлекайте участников к проекту, например, к управлению рисками
8. Опишите конечный результат проекта:
   • требования и анти-требования к результату,
   • требования и анти-требования к процессу проектирования
   • требования и анти-требования к реализации проекта

Участники на своих проектах определяют содержание проекта, анализируют все ли аспекты присутствуют и планируют, что они делают в ином случае.

Блок 5. Создание плана реализации проекта

1. Создание иерархической структуры работ
2. Планирование ресурсов:
   • Человеческих
   • материальных (финансовых)
   • технологических (информационных)
   • организационных
3. Планирование коммуникаций
4. Планирование управления рисками
5. Расписание проекта (календарный план)
6. Подготовка и согласование паспорта проекта

Участники на своих проектах разрабатывают уставы проектов, анализируют все ли аспекты присутствуют, и планируют, что они делают в ином случае.

Блок 6. Планирование реального проекта

1. Участники проходят все стадии планирования реальных проектов изменений с использованием изученного инструментария
2. Участники определяют «серые» зоны проекта, требующие дополнительного проектирования
3. Участники презентуют результаты проектирования, выводы и научения

Блок 7. Реализация проекта

1. Руководство исполнением проекта
2. Набор и развитие команды проекта
3. Распространение информации
4. Управление работами проекта
5. Управление изменениями
   • содержание
   • расписание
   • бюджет
   • команда
   • участники
   • риски
6. Закрытие проекта
7. Рефлексия проекта

Блок 8. Подведение итогов

1. Оценка персональных компетенций себя как лидера проекта изменений
2. Мотивирующее завершение тренинга: подведение итогов работы, награждение участников.
3. Домашнее задание и посттренинговое сопровождение

Посттренинг:

• Чтение книги по линейному проектированию
• Работа над реальным проектом изменений
• Предоставление плана проекта в рекомендуемом формате, получение обратной связи от экспертов

Модуль 2. Гибкие методы проектирования и реализации изменений (16 часов вместе с модулем 1)

Блок 1. Современные гибкие методы управления проектами

1. Проектный подход к проектированию и внедрению изменений
2. Методы Waterfall (в том числе EDICT) и методы Agile: плюсы и минусы, почему Waterfall работает не всегда
3. Методы управления проектами Agile: Agile манифест
4. Методы структурированной работы по Agile: Scrum и Kanban
5. Визуальный менеджмент

Блок 2. Управление проектами в SCRUM командах

1. Построение Scrum процесса проектирования
2. Роли в Scrum команде
3. Scrum доска
4. Методы измерения прогресса
5. Спринт и его планирование
6. Метод Kanban

Практика реализации проекта «Туристический продукт для инопланетян». Участники в 3-4 спринтах готовят из подручного материала рекламную листовку для недавно открытых инопланетян, предлагающую новый туристический продукт — тур на Землю.

Блок 3. Методы Agile планирования

1. Традиционные и гибкие методы подхода к планированию, плюсы и минусы
2. Конус неопределенности сроков проекта
3. Оценка срока проекта в пунктах. Скорость проекта
4. Покер планирования
5. Модель Кано приоритезации по желательности
6. Планирование релизов
7. Планирование итерации
8. Буферизация неопределенности

Практика планирования и применения инструментов.

Блок 4. Практика планирования реального проекта в SCRUM команде

1. Участники готовятся к планированию реального проекта по методологии Agile
2. Участники собирают команду и распределяют роли
3. Участники описывают задание на проект
4. Участники описывают пользовательские истории
5. Участники декомпозируют пользовательские истории и наполняют backlog
6. Проводится планирование первого спринта
7. Проводится первый stand-up митинг с распределением задач на итерацию

Блок 5. Планирование реализации проекта

1. Участники определяют время, форматы и содержание дальнейших итераций и презентаций результатов работы.
2. Участники разрабатывают инструментарий контроля за развитием проекта: доска, диаграмма сгорания, отчеты для заказчика изменений

Посттренинг

• Чтение книги по Agile, Scrum, Kanban проектированию
• Работа над реальным проектом изменений
• Предоставление плана проекта в рекомендуемом формате, получение обратной связи от экспертов

Семинар «Два измерения проекта: задачи и люди»

Блок 1. Структура реализации проекта

1. Проектный подход к проектированию и внедрению изменений
2. Два фокуса в проекте: задачи и люди
3. Модель руководства проектом EDICT (Инициация, Планирование, Исполнение, Мониторинг и управление, Завершение)
4. Модель EDICT в работе с людьми
5. Модель EDICT в проведении совещания проектной команды
6. Модель EDICT в мультифазовых проектах

Упражнение 1. Практика структурирования проекта. Участники смотрят на свой текущие проект, оценивают его фазу и формулируют план действий в размерности Задач и Людей. Презентуют результаты.

Упражнение 2. На модерационную стену наносятся 5 фаз проекта и два измерения — Задачи и Люди. Участники на модерационных карточках разного цвета пишут то, что они всегда делают, и то, что они не делают, но хорошо бы делать.

Посттренинг:

• Корректировка плана проекта
• Предоставление плана проекта в рекомендуемом формате, получение обратной связи от экспертов

Практикум «Принятие решений в проектах»

Блок 1. Контроль за разворачиванием проекта

1. Участники делятся результатами реализации проектов
2. Участники проводят рефлексию успешности исходного планирования
3. Обсуждение успехов, барьеров, трудностей в группах
4. Работа с экспертами в проектировании и реализации изменений
5. Принятие решений в проектах: анализ, выработка и выбор решений
6. Инструменты анализа
7. Инструменты синтеза

Практика анализа, выработки и принятия решений в проектах

Посттренинг:

• Чтение книги по принятию решений в команде
• Корректировка плана проекта
• Предоставление плана проекта в рекомендуемом формате, получение обратной связи от экспертов

Вебинар «Сопровождение изменений»

Блок 1. Подведение итогов проекта

1. Подведение итогов проекта: представление результатов
2. Оценка результатов проекта
3. Закрытие проекта
4. Признание и награждение сотрудников / Обратная связь
5. Извлечение уроков из проекта и управление знаниями

Обсуждение: как происходит закрытие проектов сейчас, какие выводы делаются на будущее.

Блок 2. Сопровождение изменений

1. Зачем необходимо сопровождать изменения
2. Как сделать изменения частью новой культуры
3. Мероприятия по поддержанию и сопровождению изменений

Практика планирования сопровождения изменений в реальных проектах.

Посттренинг:

Создание плана поддержки проекта после его завершения

Предоставление плана проекта в рекомендуемом формате, получение обратной связи от экспертов