Удаленное управление: доверие друг другу, фокус на значимом, без суеты и кнута «срочно!»

Мы собрали приемы и практики, которым следуем сами и которые наблюдаем у успешных команд, работавших удаленно давно и тем более продолжающих делать это сегодня.

Управление — очное или удаленное — остается управлением. Руководитель обеспечивает результат руками других. Команда — это люди, которые объединены вокруг общей цели, имеют разделяемые принципы взаимодействия и разделяемую ответственность за результат. Лидер для команды — это не руководитель для коллектива; это особая роль, в первую очередь связанная с коммуникацией. Сотрудники — что в офисе, что удаленно — различаются по своей мотивации и уровню компетентности. Если вы это понимаете и умеете применять инструменты для эффективного решения общих задач — «удалёнка» не должна вас пугать. Если не понимаете или инструментами владеете плохо — проблемы, с которыми вы столкнулись на «удалёнке», — лишь «зеркало», которое вы старательно игнорировали в офисе (на расстоянии становится заметно многое).

С другой стороны, удалённое управление требует своих фокусов внимания. Цикл управления, жизненный цикл команды, жизненный путь сотрудника и связанная с ним гибкость стилей управления остаются. Все эти три цикла связывает среда, привычки и установки, которые живут в мышлении и определяют привычки, поведение.

Поэтому фокусы внимания для удалённого управления связаны с интерфейсами взаимодействия (изучить платформы, сделать выбор и разобраться с тем, как запускать презентацию удалённо и где включается видео, придётся), требованиями к установкам (у руководителя и сотрудников), культурными привычками (как мы ведём дела и относимся друг к другу).

Элементарные привычки могут спотыкаться об интерфейсы и установки в новых условиях и поэтому отказываться работать.

Ты привык ставить задачу с высокого покачивающего стула в стенах кабинета, куда сотрудник должен дойти со своего рабочего места по твоему звонку или сообщению. Ты привык важность задачи передавать положением бровей, а срочность — набором из интонации и междометий. Теперь твои брови не всегда заметны на экране монитора, идти к тебе не нужно, домашнее кресло совсем не напоминает твой высокий рабочий стул, а интонация звучит странно на фоне кухонного гарнитура или дачного дерева за окном.

Твое привычное «срочно» выглядит безумным, когда сотрудник смотрит не на стеллажи с документами и плакаты с ценностями и диаграммами Гантта на стенах, а, обдумывая вот это твое «срочно», обнаруживает на стене портрет дедушки или слышит игру детей за окном.

Затянувшееся совещание в офисе прекращается наступлением обеда. Бессмысленная встреча онлайн спасительна тем, что можно выключить камеру, сослаться на плохую связь, и, притушив звук, заняться тем, что действительно кажется значимым.

Но срочность, если она объективная, не померкнет на фоне портрета. Задача, поставленная без бровей и междометий, внятно и в диалоге, не будет спотыкаться о гарнитуры и деревья. Встреча, если она дает результат здесь и сейчас и дает его каждому участнику встречи, будет востребованной, и вы легко назначите время для следующей.

Наконец, контролировать на расстоянии действительно можно. Если контролировать, то именно результат. Попытка мониторить процесс (о, этот фетиш микроменеджмента) — прекрасна в фантазии руководителя, но на практике «удалёнки» «выливается» лишь в бесконечные встречи и разряженные гаджеты.

Нужно учиться доверять, фокусироваться на важном, убирать суету (если вы не специалист по спаму или не собираетесь стать лучшим корпоративным телеграм-блогером) и подальше любимый кнут многих офисных управленцев с единственным грифом «срочно!».

В общем, нужно выбрать интерфейс и совместно настроить правила его использования, проверить свои установки на соответствие реальности и обратить внимание на простые привычки — то, что делаешь регулярно и не всегда даже задумываешься, с какой именно целью ты делаешь это именно так.

Наши советы, представленные ниже, в первую очередь про установки и простые практики, через которые их можно перевести в деятельность.

Возле каждого совета мы поставили теги. Тегом «важности и срочности» мы обозначили советы, на которые обратили бы внимание тех, кто только переходит к удалённой работе. Теги по элементам цикла управления (классическое планирование — организация — мотивирование — контроль и развитие) могут послужить ориентиром, если вы понимаете, в какие практики персонально для вас актуально посмотреть сегодня в первую очередь.

Это не инструкция, это «колода полезных карт». Сложите ваш пасьянс, лучше всего — сделайте это вместе с вашей командой. Уверены, какие-то карты вы замените вашими собственными. Равно как уверены, что это будет интересное и полезное действие — шаг на пути к большей эффективности удаленной работы.

#важноисрочно #организация

Обеспечьте технические возможности для удаленной работы

У каждого сотрудника должен быть ноутбук, наушники с микрофоном, доступ к интернету и необходимые программы. Набор софта у каждой компании свой, из самых общих мы рекомендуем:

  • Zoom — живое общение с возможностью показать любые файлы и рисовать на них
  • Miro — доски и флипчарты со стикерами и маркерами для мозгового штурма, канбана и прочий визуализации
  • Google Docs и Google Drive — совместно используемые и редактируемые файлы
  • WhatsApp или Slack — коммуникация в мессенджерах
  • С учетом требований безопасности могут быть и другие варианты, посоветуйтесь со своими IT-службами.

#важноисрочно #организация

Помогите сотрудникам организовать рабочее время и место

Сейчас многие работают из дома, их мужья, жены, дети, дедушки и бабушки тоже находятся дома, поэтому в каждом доме важна дисциплина и расписание.

  • Ограничьте рабочее время понятным для всех образом, например, введите мораторий на переписку и звонки с 8 вечера до 8 утра.
  • Договоритесь об общем для всех времени перерыва на обед.
  • Используйте звонки только в срочных ситуациях.

#важноисрочно #организация

Организуйте внутреннее обучение цифровым технологиям

Будьте готовы преодолевать сопротивление, особенно тех, кто давно и успешно отказывался от гаджетов, ограничиваясь кнопочным телефоном.

  • Введите должность дежурного IT-специалиста, который может быстро и вежливо помочь «нажать нужную кнопку».

#важноисрочно #организация

Сделайте доступными регламенты, справочники и всю необходимую информацию

Возможно, часть вашей документации находится в бумажном виде, позаботьтесь о доступе к этой информации.

  • Отсканируйте и выложите в облачные хранилища или сделайте доступ ко всей важной информации по запросу (например, по электронной почте).
  • Поручите эту задачу новичкам, для них это будет отличная возможность проявить себя в команде.

#важноисрочно #организация

Создайте время и пространство для регулярных общих обсуждений

Если у вас раньше был постоянный живой процесс общения и обсуждений и часть сотрудников в офисе — Zoom может быть включен из офиса постоянно, чтобы повторить привычный эффект присутствия. Если вы раньше встречались с сотрудниками время от времени — назначайте время, проводите совещания в Zoom, а дальше пусть все расходятся и спокойно работают.

  • Договоритесь об общих созвонах — минимум 1 раз в день.
  • Разговаривайте с людьми в Zoom с включенным видео, так вам будет легче понять состояние и окружение ваших сотрудников.

#важноисрочно #организация

Перед совещанием подготовьте повестку с вопросами

Повестка, как правило, формируется из задач, которые обсуждались на прошлых встречах и поступающих новых вводных.

  • За 15 минут до встречи — отправляйте повестку всем сотрудникам

#важноисрочно #организация

Чекин и чекаут в начале и в конце совещаний

  • Начинайте совещания с простого человеческого общения (чекин). Как настроение, как здоровье, что хорошего происходит дома.
  • Если у людей есть какие-то сложности — проявите эмпатию, посочувствуйте и предложите после совещания поговорить один на один.
  • Завершайте совещания (чекаут) вопросом — кто с чем уходит, в каком настроении, что было самым главным.

#важноисрочно #организация

Фиксируйте протоколы совещаний: задачи, статус, принятые решения

Это можно делать по очереди, или кто-то из команды (или секретарь) может взять на себя постоянную функцию.

  • Самый простой и удобный инструмент: ведите живой протокол в Google Docs.

#важноисрочно #планирование #организация #контроль

Визуализируйте задачи и их статусы на канбан-доске

Вам нужны всего три колонки 1) задачи, которые должны быть сделаны, 2) задачи в процессе и 3) выполненные задачи. Это можно сделать в Google Docs, Miro, Trello и других подобных программах.

  • Ведите общую доску по всем задачам: сделать, в процессе, сделано

#важноисрочно #организация

Ставьте цели и задачи письменно и более четко, чем обычно

Особенно это важно для не слишком опытных сотрудников. Профессионалам, в которых вы уверены, можно спокойно делегировать.

  • Вспомните все, что вы знаете про ситуационное руководство.
  • В ответах используйте цитирование, чтобы было понятно, кому и на что вы отвечаете.

#важноисрочно #контроль

Переложите функцию контроля на ваших сотрудников

Не вы за ними бегаете и спрашиваете, а они вовремя сообщают вам, что задача выполнена или есть затруднения. Сейчас важен не процесс, а результат.

  • Не дергайте людей по пустякам или из-за того, что у вас есть сомнения.
  • Дайте сотрудникам возможность организовать свою работу и время.

#важноисрочно #развитие

Доверяйте людям, будьте откровенными и открытыми

Сейчас хорошее время, чтобы выращивать самостоятельных сотрудников.

  • Если вам кажется, что дела идут не очень — скажите об этом прямо и обсудите в команде или тет-а-тет.
  • Самое главное — начните открытость с себя самого.

#важноисрочно #мотивация

Позаботьтесь об эмоциональном состоянии сотрудников

В удаленной работе, особенно если это непривычно, нервы могут быть напряжены, и некоторые шутки будут становиться неуместными, смайлики могут восприниматься двояко и т. д.

  • Добавляйте как можно больше ясности и позитива, иначе в их отсутствие мозг начнет автоматически формировать тревожность и сомнения.

#важноисрочно #организация #мотивация

Не позволяйте накапливаться напряжению и обидам

Это и в обычной работе снижает производительность, а на удаленке — тем более.

  • Если чувствуете хотя бы малейшие намеки, говорите с людьми и проясняйте ситуации.

#важноисрочно #планирование #организация

Делитесь всей важной информацией с сотрудниками

У людей достаточно смелости и креатива, чтобы реагировать на кризисы творчески и конструктивно, дайте им эту возможность.

  • Сделайте отдельный канал для всей официальной информации, в который могут публиковать сообщения только руководители.
  • Все остальные обсуждения — в других каналах.

#важноисрочно #организация #мотивация

Выполняйте свои обещания

Порядочность сейчас не менее важна, чем честность.

  • Если что-то стало невозможным или невыполнимым — скажите об этом сразу, чтобы не накапливались нереализованные ожидания.

#важноисрочно #планирование #организация

Расставляйте приоритеты более тщательно, чем обычно

С удаленной работой сокращается время на дорогу, но увеличиваются транзакционные издержки, поэтому нагрузка на людей может не уменьшиться, а возрасти. Плюс домашние дела все равно будут отвлекать.

  • Позаботьтесь о том, чтобы люди понимали, какие задачи самые главные, а какие — на 2-3 местах.

#важноисрочно #организация

Разделите синхронную и асинхронную коммуникацию

Синхронная коммуникация — это видео-звонки, оперативные чаты и прочие каналы общения, где нужен немедленный ответ. Асинхроннная коммуникация — это электронная почта или чат, в котором человек может ответить, когда ему удобно. Наша рекомендация: 20% синхронной коммуникации, 80% асинхронной коммуникации.

  • Договоритесь, что оперативный чат и звонки должны быть с громкими уведомлениями, а электронную почту и остальные чаты можно перевести в бесшумный режим и проверять тогда, когда удобно.
  • Введите максимальное ограничение на время ответа — например, не позднее 3 часов, 1 суток и т. д.

#важноисрочно #организация #контроль

Договоритесь о минимизации отвлечений

Все уведомления, кроме оперативных чатов и звонков — в режим молчания, иначе и вы, и ваши сотрудники будут постоянно отвлекаться на всевозможные входящие сигналы. Микроменеджмент, когда руководитель постоянно пытается понять, что происходит, тоже отвлечение для сотрудника.

  • Не отвлекайте сотрудников по пустякам.

#важноисрочно #организация #мотивация

Договоритесь о том, что идеями, мыслями и сомнениями можно и нужно делиться

Их можно отправлять в общий чат или на доску в Miro. То, что у одного было сырой идеей, у другого может пойти в реализацию.

  • Создавайте культуру прозрачности и живого обмена информацией.

#важноисрочно #организация #развитие

Проводите всей командой ретроспективное обсуждение — 1 раз в неделю

Это не про то, что делали, а про то, как делали.

  • Выделяйте приемы и лайфхаки продуктивности
  • Договаривайтесь о том, как уменьшить пустую работу и снизить непродуктивное общение.

#важноисрочно #организация #контроль #мотивация

Проводите встречи один на один с сотрудниками еженедельно

Это важно и в обычной работе, но в условиях удаленности приоритет таких встреч возрастает.

  • Запланируйте и уделите время тому, чтобы понимать, что происходит с вашими людьми, для сотрудников — это возможность поделиться своими идеями, сомнениями и достижениями, о которых они умолчат на общих совещаниях.

#важноисрочно #контроль

Оценивайте людей по результатам

Неважно количество отработанных часов или скорость реакции на письма, важно то, что сотрудник реально сделал.

  • Ставьте четкие задачи и оценивайте сотрудников по результатам.

#важноисрочно #мотивация

Обращайте внимание на мотивацию сотрудников

Самый простой способ поднять мотивацию — это поддерживающая обратная связь или похвала при всех. Критику оставьте для встреч тет-а-тет. Второй простой способ — говорите о будущем, о том, что будет тогда, когда мы сделаем то, что запланировали.

  • Поддерживайте своих сотрудников.
  • Рассказывайте о ваших планах на будущее.

#важноисрочно #контроль #мотивация

Уделяйте время себе и говорите себе честно — что вас волнует сейчас как руководителя

Частью этих сомнений можете поделиться с коучем, психологом или наставником, а часть (или даже все) — можете обсудить со своей командой. Это поможет сотрудникам понять вас, встать на вашу сторону и предложить эффективные решения.

  • Освойте простые техники медитации, чтобы вовремя отдыхать и слышать себя, свои мысли, чувства и эмоции.

#важноисрочно #организация #развитие

Помните про развитие

Большая часть обучения и развития сотрудников происходит в живых рабочих процессах, вам важно лишь позаботиться о наставниках, которые будут помогать сотрудникам развиваться.

  • Дайте возможность каждому сказать, в чем он может быть наставником и в чем ему самому нужен наставник. Об остальном люди договорятся сами.
  • Для новых сотрудников наставник обязателен, найдите его сами.

#организация

Подумайте о новых пространствах для работы

Многие из коворкингов сейчас закрыты, а многие — переполнены. Если дома совсем невозможно работать, возможно, у кого-то из коллег есть свободная комната, в которую можно прийти и спокойно поработать, можно снять квартиру для 2-3 сотрудников и т. д.

  • Обсудите с вашей командой, какие есть варианты. Как минимум, сотрудники почувствуют, что вы о них реально заботитесь.

#организация

Делайте паузы во время работы и напоминайте об этом сотрудникам

Удаленная работа — это в первую очередь компьютеры, планшеты и другие гаджеты. Зрение устает, тело устает.

  • Делайте 2-3 минутную разминку каждый час-полтора.

#организация

Делайте видеозаписи встреч

Во-первых, это будет полезно для сотрудников, которые не присутствовали на встрече, во-вторых, к этим записям можно будет вернуться, если вспомнятся какие-то важные идеи (секретарь скорее всего не успеет записать все полностью).

  • Включите запись в Zoom в начале совещания.
  • Разошлите ссылку на запись после совещания всем участникам.

#мотивация

Сделайте коллективный «термометр эмоций»

Это таблица, в которой сотрудники могут в конце дня отметить свое эмоциональной состояние от — 10 (сильный негатив) до 10 (абсолютный позитив).

  • Отслеживайте состояние команды.
  • Принимайте профилактические меры.
  • Обсуждайте проблемы всей командой или персонально.

#организация #мотивация

Организуйте общие неформальные встречи

Это могут быть утренние 30-минутные занятия йогой или пилатесом, которые проводит кто-то из ваших сотрудников. Это могут быть женские или мужские клубы, где можно обсуждать специфические проблемы.

  • Обсудите с командой, какое неформальное общение стоит организовать.

#организация

Введите сменяемую должность «дежурного»

Это человек, который всегда на связи с руководителями и клиентами в течение рабочего дня, а может быть и суток.

  • Организуйте график, пусть каждый по очереди будет в роли дежурного — это очень полезно и для сплочения команды, и для вхождения в более широкий контекст работы.

#организация #контроль

Внедрите в управление модель прямой ответственности

(Direct Responsible Individual, DRI). Это означает, что в вашем подчинении всегда есть конкретные люди, ответственные за конкретные задачи или проекты. Чем более децентрализованы полномочия и выше индивидуальная ответственность каждого, тем вы эффективнее в целом как команда. Естественно, при условии, что принимаемые индивидуально решения согласованы между всеми стейкхолдерами.

  • Распределите задачи между ключевыми сотрудниками.
  • Пусть ваши сотрудники организуют работу и принимают ключевые решения.

#организация #контроль #мотивация

Заведите виртуальную «курилку»

Это общий чат или канал, в котором можно все. Любые шутки, приколы, мысли, сомнения и вопросы. С одной стороны — это разрядка напряжения для сотрудников, с другой стороны — это возможность еще с одной стороны видеть и регулировать настроения.

  • Создайте еще один чат или канал, в котором можно все.

#организация #контроль #развитие

Перебирайте и выбрасывайте «гнилые яблоки»

Возможно, вам и до перехода на удаленку хотелось расстаться с часть сотрудников.

  • Если сейчас кто-то захочет уволиться — не препятствуйте. Единственное, перед этим поговорите с человеком, возможно он пригодится вам в другой должности или в другом качестве.

#организация #развитие

Используйте ситуацию удаленной работы, чтобы увидеть новые возможности

По исследованиям 75-80% офисных сотрудников хотели бы работать удаленно и считают, что в этой ситуации они более эффективны.

  • Проверяйте, насколько эффективны приемы удаленной работы, и возможно, после всех кризисов и карантинов, часть сегодняшнего опыта «удаленки» станет новой реальностью в вашей компании.

#организация #развитие

Соберите лучшие практики по удаленной работе от своих сотрудников

Мы предложили много, но это однозначно не все.

  • Поговорите со своими сотрудниками, чтобы собрать лучшие практики и лайфхаки, обсудите их вместе и внедряйте в работу.

Александр Сташенко
Максим Шмакотин
и команда Центра экспертизы
«Лидерство. Управление. Команда»